Kaupunkirakennelautakunta
Pöytäkirja 29.06.2023/Pykälä 64

KAURAK 29.06.2023 § 64  

975/00.01.01.01/2022  

Äänekosken kaupungin hallintosäännön 120-121 §:n perusteella toimielinten päätöksentekotapoja ovat varsinainen kokous, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, ja sähköinen kokous, joka pidetään sähköisessä toimintaympäristössä ja johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla.

Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan (Hallintosääntö 122 §). Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

 Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Hallintosäännön 123 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja.

Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan toimielimen päätöksen perusteella lähettää sähköisesti.

Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja (Hallintosääntö 142 §). Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.

Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Kaupunkirakennelautakunnalle esitetään, että lautakunnan kokouksista laadittavien pöytäkirjojen allekirjoittaminen ja tarkastaminen ryhdytään toteuttamaan sähköisesti ja että tässä hyödynnetään kaupungin käytössä muutoinkin olevaa Visma Sign -allekirjoituspalvelua. Visma Signiä käytetään www-selaimella. Allekirjoittaja tunnistautuu palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla (vahva tunnistautuminen).

Kun pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tarkastetaan sähköisesti, niistä ei enää tehdä sellaisia paperitulosteita, jotka allekirjoitetaan kynällä.

Pääsääntöisesti kaupunkirakennelautakunnan kokoukset pidetään perinteisellä päätöksentekotavalla eli varsinaisina kokouksina, kokouspaikkana toimii kaupungintalo ja kokoukset aloitetaan kello 17.00. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

Hallintosäännön 134 §:ään perusteella kaupunkirakennelautakunnan esittelijänä toimii toimialajohtajana tekninen johtaja. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty.

Kaupunkirakennelautakunta 1.12.2022 (78 §) päättänyt, että heinä-joulukuussa 2023 lautakunta kokoontuu seuraavina päivinä: 3.8., 7.9., 5.10., 2.11. ja 7.12. Valtuuston 12.6.2023 (37 §) valitsema uusi kaupunkirakennelautakunta voi kuitenkin päättää itse omista kokouspäivistään ja -käytännöistään.

Valmistelija Rakennuttaja Jukka Karppinen, puh. 040 559 1632

Esittelijä Vs. rakennuttajapäällikkö Erika Räihä, puh. 040 762 3811

Päätösehdotus Kaupunkirakennelautakunta päättää heinä-joulukuussa 2023 pidettävistä kokouksista seuraavaa.

1. kaupunkirakennelautakunnan kokoukset kutsutaan koolle yksinomaan sähköisesti tallentamalla kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lautakunnan jäsenten ja muiden läsnäoloon oikeutettujen tai velvoitettujen saataville sähköiseen työskentely-ympäristöön viimeistään viisi (5) päivää ennen kokousta;

2. kaupunkirakennelautakunnan päätöksentekotapana on varsinainen kokous, ellei jokin painava syy estä kokouksen pitämistä lähikokouksena. Siinä tapauksessa kokous pidetään sähköisenä (etäkokous). Kaupunkirakennelautakunnan kokoukset pidetään Äänekosken kaupungintalolla kaupunginhallituksen kokoushuoneessa (huone 115) pääsääntöisesti kuukauden ensimmäisenä torstaina alkaen klo 17.00, jollei kaupunkirakennelautakunnan puheenjohtaja poikkeuksellisesti päätä muusta päätöksentekotavasta, kokouspaikasta tai alkamisajasta.

3. kaupunkirakennelautakunta kokoontuu: 10.8., 7.9., 5.10., 2.11. ja 7.12.2023.

4. kaupunkirakennelautakunnan pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tarkastetaan yksinomaan sähköisesti Visma Sign -palvelussa.

Päätös Kaupunkirakennelautakunta hyväksyi päätösehdotuksen sillä muutoksella, että elokuun kokous (10.8) pidetään 9.8.

 - - - - -