Keskusvaalilautakunta
Pöytäkirja 28.08.2023/Pykälä 10

KESVA 28.08.2023 § 10  

535/00.01.01.01/2023  

 Äänekosken kaupungin hallintosäännön 120-121 §:n perusteella toimielimen päätöksentekotapoja ovat varsinainen kokous, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, ja sähköinen kokous, joka pidetään sähköisessä toimintaympäristössä ja johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla.

 Hallintosäännön 122 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

 Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

 Hallintosäännön 123 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.

 Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa il-maista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

 Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

 Kokouskutsu lähetetään toimielimen jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan toimielimen päätöksen perusteella lähettää sähköisesti.

Vuoden 2024 presidentinvaalin vaalipäivä on 28.1.2024 (sunnuntai). Kotimaan ennakkoäänestys järjestetään ajanjaksolla 17.-23.1.2024 (keskiviikosta tiistaihin).

Mahdollisen toisen vaalin vaalipäivä on 11.2.2024 (sunnuntai) ja kotimaan ennakkoäänestys järjestetään ajanjaksolla 31.1.-6.2.2023 (keskiviikosta tiistaihin).

Keskusvaalilautakunnan tulee joulukuussa 2023 ja tammi-helmikuussa 2024 pitää vähintään kaksi vaalien järjestämiseen liittyvää kokousta. Jos toinen vaali järjestetään, tarvitaan myös kolmas kokous. Pääosa kokousten ajankohdista on säädetty vaalilaissa (714/1998). Eräiden asioiden täsmällisen käsittelyajankohdan voi keskusvaalilautakunta kuitenkin itse päättää.

Hallintojohtaja on valmistellut seuraavan ehdotuksen keskusvaalilautakunnan kokouskalenteriksi.

Keskusvaalilautakunnalle esitetään, että se hyväksyisi edellä olevan ehdotuksen joulukuussa 2023 ja tammi-helmikuussa 2024 pidettävien kokousten päivämääriksi ja kellonajoiksi.

Edellä olevan ehdotuksen mukaisista kokouksista kokous nro 1 voidaan tämänhetkisen käsityksen mukaan pitää sähköisenä kokouksena. Sen sijaan kokoukset nro 2 ja 3 on välttämätöntä pitää varsinaisena kokouksena.

 Hallintosäännön 142 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

 Keskusvaalilautakunnalle esitetään, että keskusvaalilautakunnan kokouksista laadittavien pöytäkirjojen allekirjoittaminen ja tarkastaminen ryhdytään toteuttamaan sähköisesti ja että tässä hyödynnetään kaupungin käytössä muutoinkin olevaa Visma Sign -allekirjoituspalvelua. Visma Signiä käytetään www-selaimella. Allekirjoittaja tunnistautuu palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla (vahva tunnistautuminen).

 Kun pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tarkastetaan sähköisesti, niistä ei enää tehdä sellaisia paperitulosteita, jotka allekirjoitetaan kynällä.

Valmistelija Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä, puh. 040 823 7921

Esittelijä Ei viranhaltijaesittelyä

Päätösehdotus Keskusvaalilautakunta päättää elokuusta 2023 helmikuuhun 2024 pidettävistä keskusvaalilautakunnan kokouksista seuraavaa:

1)                    keskusvaalilautakunnan kokoukset kutsutaan koolle yksinomaan sähköisesti tallentamalla kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali keskusvaalilautakunnan jäsenten ja muiden läsnäoloon oikeutettujen tai velvoitettujen saataville sähköiseen työskentely-ympäristöön viimeistään viisi (5) päivää ennen kokousta;

2)                    keskusvaalilautakunta kokoontuu 12.12.2023 kello 17.00, 26.1.2024 klo 17.00 ja 9.2.2024 kello 17.00;

3)                    keskusvaalilautakunnan päätöksentekotapana on pääsääntöisesti varsinainen kokous ja kokouspaikkana toimii monitoimihalli Äänekoski Areena Pankkari, jollei keskusvaalilautakunnan puheenjohtaja poikkeuksellisesti päätä muusta päätöksentekotavasta, kokouspaikasta tai alkamisajasta; ja

4)                    keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tarkastetaan yksinomaan sähköisesti Visma Sign -palvelussa.

Päätös Hyväksyttiin.

  - - - - -