Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 30.08.2023/Pykälä 45

TARKLTK 30.08.2023 § 45  

137/00.03.01/2022  

 Äänekosken kaupungin hallintosäännön 120-121 §:n perusteella toimielimen päätöksentekotapoja ovat varsinainen kokous, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla, ja sähköinen kokous, joka pidetään sähköisessä toimintaympäristössä ja johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla.

 Hallintosäännön 122 §:n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

 Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

 Hallintosäännön 123 §:n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja.

 Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti.

 Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta.

 Kokouskutsu lähetetään toimielimen jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan toimielimen päätöksen perusteella lähettää sähköisesti.

 Hallintosäännön 142 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

 Tarkastuslautakunnalle esitetään, että tarkastuslautakunnan kokouksista laadittavien pöytäkirjojen allekirjoittaminen ja tarkastaminen ryhdytään toteuttamaan sähköisesti ja että tässä hyödynnetään kaupungin käytössä muutoinkin olevaa Visma Sign -allekirjoituspalvelua. Visma Signiä käytetään www-selaimella. Allekirjoittaja tunnistautuu palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai sähköisellä henkilökortilla (vahva tunnistautuminen).

 Kun pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tarkastetaan sähköisesti, niistä ei enää tehdä sellaisia paperitulosteita, jotka allekirjoitetaan kynällä.

Puheenjohtajan päätösehdotus 

 Tarkastuslautakunta päättää, että:

1)     tarkastuslautakunnan kokoukset kutsutaan koolle yksinomaan sähköisesti tallentamalla kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali tarkastuslautakunnan jäsenten ja muiden läsnäoloon oikeutettujen tai velvoitettujen saataville sähköiseen työskentely-ympäristöön viimeistään viisi (5) päivää ennen kokousta;

2)     tarkastuslautakunnan päätöksentekotapana on pääsääntöisesti varsinainen kokous, kokouspaikkana toimii kaupungintalon kokoushuone 115 ja kokoukset aloitetaan kello 9.00, jollei tarkastuslautakunnan puheenjohtaja poikkeuksellisesti päätä muusta päätöksentekotavasta, kokouspaikasta tai alkamisajasta; ja

3)     tarkastuslautakunnan pöytäkirjat allekirjoitetaan ja tarkastetaan yksinomaan sähköisesti Visma Sign -palvelussa.

Päätös Hyväksyttiin.

  - - - - -

 Merkittiin, että tämä asia käsiteltiin kokouksen kolmantena asiana.

  - - - - -