Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 21.08.2024/Pykälä 47

TARKLTK 27.03.2024 § 23 

 Yleistä

Kuntalain (410/2015) 122 §:n 1 momentin (1236/2015) mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla.

Sanotun pykälän 3 momentin mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten.

Pykälän 2 momentin mukaan kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä.

Edelleen pykälän 4-5 momentin mukaan tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman ja riittävän laajan tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei saa toimia henkilö, joka ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan.

Äänekosken kaupungin hallintosäännön 74 §:n mukaan tilintarkastusyhteisö valitaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kilpailuttaa tilintarkastusyhteisön valinta ja tehdä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä sekä valvoa tilintarkastussopimuksen noudattamista.

Tarjouskilpailu

Valtuusto on 11.12.2023 (78 §) päättänyt, että Äänekosken kaupunki ei käytä tilintarkastusta koskevan, voimassa olevan hankintasopimuksen optiovuosia, vaan järjestää tarjouskilpailun kalenterivuosia 2025-2027 + optiokaudet 1 v. + 1 v. + 1 v. vastaavien tilikausien lakisääteisestä tilintarkastuksesta avoimella hankintamenettelyllä.

Tarkastuslautakunnan tulee järjestää tilintarkastuspalveluita koskeva tarjouskilpailu valtuuston päätöksen mukaisesti ja tehdä valtuustolle ehdotus tilintarkastusyhteisön valinnasta. Hankinnan euromääräisen arvon sopimuskaudella arvioidaan ylittävän hankintalainsäädännön mukaisen EU-kynnysarvon, joten asiassa on noudatettava tällaisille hankinnoille säädettyjä menettelyitä. Esimerkiksi hankintailmoitus on julkaistava EU:n virallisessa lehdessä.

Tarjouskilpailu koskee Äänekosken kaupungin tilintarkastusta ja lisäksi kaupungin määräysvallassa olevien kaupungin tytäryhteisöjen (osakeyhtiöitä, keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä ja säätiöitä) tilintarkastusta oheisen tytäryhteisöluettelon mukaan.

Luonnos tarjouspyyntöaineistoksi on esityslistan liitteenä.

Valmistelija Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä, puh. 040 823 7921

Esittelijä Ei viranhaltijaesittelyä

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta päättää toteuttaa tilintarkastuspalveluita koskevan tarjouskilpailun edellä esittelytekstissä ja liitteenä olevassa aineistoluonnoksessa tarkoitetun mukaisesti.

Päätös Hyväksyttiin.

  - - - - -

 Tämä asia käsiteltiin kokouksen kymmenentenä asiana.

 Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä selosti asiaa kokouksessa.

 Hannu Penttinen valittiin kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi tämän asian osalta kokouksesta estyneenä poistuneen Sinikka Rautiaisen tilalle.

 Päivi Varis totesi olevansa esteellinen (palvelussuhde- ja toimeksiantojäävi) ja poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä valittiin kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi tämän asian osalta.

  - - - - -

TARKLTK 22.05.2024 § 42 

 Tarkastuslautakunnan 27.3.2024 (23 §) tekemän päätöksen mukaisessa tilintarkastuspalveluiden hankinnassa järjestettiin tarjouskilpailu, jonka tarjousaika päättyi 13.5.2024. Määräaikaan mennessä ei saatu lainkaan tarjouksia. Voidaan pitää todennäköisenä, että tämä johtuu ainakin osittain tarjouspyynnön mukaisen hinnoittelumallin sanktio- ja palkkioluonteisista elementeistä ja toisaalta asetetuista kokemusvuosivaatimuksista.

Tarkastuslautakunnan tulisi päättää hankinnan keskeyttämisestä ja tämän jälkeen uuden hankinnan aloittamisesta eli uudesta tarjouskilpailusta. Uuden tarjouspyynnön valmistelussa on harkittava hinnoittelumallin ja kokemusvuosivaatimusten muuttamista aiempaan nähden. Myös muita tarjouspyynnön seikkoja on mahdollista tarkistaa.

Luonnos uudeksi tarjouspyyntöaineistoksi on esityslistan liitteenä.

Valmistelija Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä, puh. 040 823 7921

Esittelijä Ei viranhaltijaesittelyä

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta:

1) päättää keskeyttää 27.3.2024 (23 §) tekemänsä päätöksen mukaisen tilintarkastuspalveluiden hankinnan, koska järjestetyssä tarjouskilpailussa ei saatu lainkaan tarjouksia; ja

2) päättää toteuttaa tilintarkastuspalveluiden hankinnasta uuden tarjouskilpailun edellä esittelytekstissä ja liitteenä olevassa aineistoluonnoksessa tarkoitetun mukaisesti.

Päätös Hyväksyttiin.

  - - - - - 

 Tämä asia käsiteltiin kokouksen viidentenä asiana.

 Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä selosti asiaa kokouksessa.

  Päivi Varis totesi olevansa esteellinen (palvelussuhde- ja toimeksiantojäävi) ja poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä valittiin kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi tämän asian osalta.             

  - - - - -

TARKLTK 21.08.2024 § 47  

200/00.03.00/2024  

 Tarkastuslautakunnan 22.5.2024 (42 §) tekemän päätöksen mukaisessa tilintarkastuspalveluiden hankinnassa järjestettiin tarjouskilpailu, jonka tarjousaika päättyi 12.8.2024. Määräaikaan mennessä saatiin kaksi tarjousta, joista toisessa tarjoajana oli BDO Audiator Oy ja toisessa KPMG Oy Ab.

Molemmat tarjoajat ja tarjoukset täyttivät lainsäädännössä säädetyt ja tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyt vähimmäisvaatimukset.

Tarjousten välillä suoritettiin tarjousvertailu, jossa tarkasteltiin laadullisia tekijöitä ja tarjoushintoja siten kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa oli määrätty. Tarjousvertailussa KPMG Oy Ab:n tarjous sai suuremman pistemäärän ja se on myös hinnaltaan halvin tarjous. Tarjousvertailussa sovellettavana kokonaishintana (vertailuhintana) oli KPMG Oy Ab:n osalta 52 920,00 euroa ja BDO Audiator Oy:n osalta 60 900,00 euroa.

Tarjouspyyntö käsitti tilintarkastuspalvelut kalenterivuosia 2025-2027 vastaaville tilikausille ja lisäksi optio- ja pidennysehdoilla tilintarkastuspalvelut kalenterivuosia 2028-2030 vastaaville tilikausille. Nämä kolme optiokautta voidaan ottaa käyttöön yksi vuosi kerrallaan.

Edellä olevan perusteella tarkastuslautakunnalle ja edelleen valtuustolle ehdotetaan, että tilintarkastusyhteisöksi kaupungin kalenterivuosia 2025-2027 vastaavien tilikausien hallinnon ja talouden tarkastamista varten valitaan KPMG Oy Ab.

Valtuusto päättää optiokausien mahdollisesta käyttöönotosta myöhemmin erikseen. Päätöksenteon ajoituksen on oltava sellainen, että päätöksenteon jälkeen on vielä aikaa uuden tarjouskilpailun järjestämiseen siinä tapauksessa, että optiokautta ei haluta tai voida hyödyntää.

Esityslistan liitteinä ovat:

• hankintailmoitus,
• tarjouspyyntöasiakirjat,
• tarjousten avauspöytäkirja,
• tarjousten vertailutaulukko, ja
• tarjoajien jättämät tarjoukset ilman näiden liitteitä.

Tarjousten liitteet ovat tarkastuslautakunnalle toimitettavana oheismateriaalina.

Tarjousten vertailutaulukko ja tarjoukset ovat salassa pidettäviä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999; jäljempänä myös julkisuuslaki) 24 §:n 1 momentin 20 kohdan perusteella. Vertailutaulukko ja tarjoukset tulevat julkisiksi asianosaisille julkisuuslain 11 §:n 1 momentin ja 2 momentin 6 kohdan (604/2018) perusteella sitten, kun hankintapäätös on tehty. Yleisölle ne tulevat julkisiksi julkisuuslain 7 §:n 2 momentin (701/2011) perusteella sitten, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Julkisiksi eivät kuitenkaan tule julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan tai muun kohdan perusteella salassa pidettävät tiedot.

Valmistelija Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä, puh. 040 823 7921

Esittelijä Ei viranhaltijaesittelyä

Päätösehdotus Tarkastuslautakunta ehdottaa valtuustolle, että valtuusto:

1) valitsee Äänekosken kaupungin kalenterivuosia 2025-2027 vastaavien tilikausien hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisöksi KPMG Oy Ab:n. KPMG Oy Ab on edellä esittelytekstissä kuvatulla tavalla voittanut tarkastuslautakunnan järjestämän tarjouskilpailun tilintarkastuspalveluiden hankinnasta. Sopimussuhde kaupungin ja KPMG Oy Ab:n välillä ei synny tällä päätöksellä eikä tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillisen kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamista kaupungin ja KPMG Oy Ab:n kesken;

2) merkitsee tiedoksi, että KPMG Oy Ab on ilmoittanut, että vastuunalaisena tilintarkastajana tulee toimimaan JHT, KHT Elina Pesonen; ja

3) toteaa, että valtuusto päättää optio- ja pidennysehtojen mahdollisesta käyttöönotosta myöhemmin erikseen.

Päätös Hyväksyttiin.

  - - - - -

 Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä selosti asiaa kokouksessa.

 Päivi Varis totesi olevansa esteellinen (palvelussuhde- ja toimeksiantojäävi) ja poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Hallintojohtaja Aleksi Heikkilä valittiin kokouksen pöytäkirjanpitäjäksi tämän asian osalta.

  - - - - -